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Kaitwo Optimo

Projekte, Zahlen und Abläufe in festem Griff.

Die digitale Arbeitsplattform für Handwerksbetriebe – von der Kalkulation bis zur Rechnung, sicher in Microsoft Azure.

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Optimo Dashboard mit Projektübersicht, Kennzahlen und Umsatzentwicklung

Zentrale Plattform

Alle Daten und Prozesse an einem Ort.

24/7 verfügbar

Im Büro, auf der Baustelle oder unterwegs.

Sicheres Single Sign-On

Anmeldung über Microsoft Entra ID.

Professionelle Ausgaben

Angebote und Rechnungen im Corporate Design.

Überblick

Vom Auftrag bis zur Zahlung.

Optimo verbindet die Kernprozesse mittelständischer Unternehmen in einem durchgängigen digitalen Workflow – mit starkem Fokus aufs Handwerk. Das Ziel: weniger Medienbrüche, schnellerer Zugriff auf relevante Daten und transparente Statusinformationen für alle Beteiligten.

  1. 1

    Projekt

    Aufträge und Kundenprojekte anlegen

  2. 2

    Kalkulation

    Kosten berechnen und Angebote erstellen

  3. 3

    Angebot

    Angebote versenden und nachverfolgen

  4. 4

    Rechnung

    Rechnungen erzeugen und freigeben

  5. 5

    Zahlung

    Zahlungseingänge verbuchen und überwachen

Funktionen

Die Kernfunktionen im Überblick.

Kalkulation & Angebote

Kosten strukturiert kalkulieren und als professionelles Angebot versenden – mit Marge und Deckungsbeitrag auf einen Blick.

Rechnungen & Zahlungen

Rechnungen mit Freigabeprozess erstellen und Zahlungseingänge überwachen – inklusive Skonto- und Fälligkeitsterminen.

Material & Lager

Artikel, Preise und Lieferanten zentral pflegen – Lagerplätze inklusive, übersichtlich in 3D-Ansicht.

Mobil & KI

Belege per App auch offline erfassen und Dokumente in natürlicher Sprache durchsuchen.

Module

Alles für Ihren Arbeitsalltag – an einem Ort.

  • Optimo Formular zum Anlegen eines neuen Projekts mit Projektdaten und Kalkulation

    Projektkalkulation & Angebote

    Kalkulationen strukturiert erstellen, importieren und standardisiert ins Angebot überführen – Verkaufspreis, Deckungsbeitrag und Marge auf einen Blick.

  • Rechnungsübersicht in Optimo mit Filtern, Kategorien und Status

    Rechnungswesen

    Rechnungen entstehen aus strukturierten Daten – inklusive Freigabe, Kommentaren und Monatsabschluss. Alles digital an einer Stelle.

  • Offene Posten und Zahlungsliste in Optimo mit Fälligkeiten und Beträgen

    Zahlungen & Finanzen

    Offene Posten, Gutschriften und Rechnungen zentral sichtbar – inklusive Skonto- und Fälligkeitsterminen auf einem Blick.

  • Lagerlayout in Optimo mit 3D-Ansicht der Lagerplätze

    Material & Betriebsmittel

    Artikel, Preise und Lieferanten übersichtlich pflegen – die Lagerplatzverwaltung mit 3D-Ansicht schafft schnellen Überblick.

  • Mobile Optimo App zur Bon-Erfassung auf dem Smartphone, auch offline nutzbar

    Bon- & Belegverwaltung

    Belege jederzeit mobil über die eigene App erfassen – mit nativer Offline-Unterstützung für unterwegs.

  • Optimo Assist: KI-Suche nach Dokumenten in natürlicher Sprache auf dem Smartphone

    Dokumentensuche mit KI

    Fragen in natürlicher Sprache statt starrer Suchbegriffe – Treffer mit kurzer Einordnung und direktem Dokumentzugriff.

  • Kundenverwaltung in Optimo mit Kundenliste und Kontaktdaten

    Stammdaten

    Kunden, Kontakte und Lieferanten zentral führen – in allen Prozessen direkt verfügbar.

Schnittstellen

Offen für Ihre bestehenden Systeme.

Kalkulations- & Angebotsdaten

Automatischer Import Ihrer Daten – bereits angeschlossene Systeme und Hersteller.

XML CSV Excel JSON

Steuerberater-Schnittstelle

Alle Belege werden strukturiert und kategorisiert exportiert – der Versand ist täglich, wöchentlich oder monatlich planbar. Die ADDISON-Schnittstelle ist bereits im Einsatz: Optimo übernimmt die interne und externe Verbuchung, den Rest erledigt wie gewohnt Ihr Steuerberater.

Steuerberater-Export in Optimo: Belegliste mit Kategorien und ADDISON-Status
Architekturdiagramm von Optimo: Web-Portal und App greifen über geschützte Schnittstellen auf die zentrale Fachlogik in Microsoft Azure zu

Technik & Sicherheit

Moderne Cloud-Architektur – sicher in Microsoft Azure.

Web-Portal und mobile App greifen über klar getrennte, geschützte Schnittstellen auf die zentrale Fachlogik zu. Die Architektur ist auf Stabilität, Sicherheit und Skalierbarkeit ausgelegt.

  • Sicherer Login über Microsoft Entra ID (Single Sign-On)
  • Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung
  • Zugriffe je Bereich gezielt freigeben
  • Klare Zuständigkeiten und hohe Datensicherheit

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Mehr Überblick für jeden Auftrag.

Kaitwo Optimo – die zentrale Plattform für Ihre Projekte.

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